dinsdag 17 november 2020
Alle leden van de bewonersvereniging hebben digitaal een uitnodiging voor deze vergadering ontvangen.
30 leden hebben zich aangemeld en van hen nemen er 20 daadwerkelijk aan de vergadering deel.
Het bestuur is voltallig aanwezig (3 leden).
De vergadering staat onder leiding van Dominique den Brok, voorzitter van het bestuur.
- Opening en welkom door de voorzitter
Zoals in de uitnodiging voor deze vergadering is uiteengezet, kan de (uitgestelde) ALV van 2020 in verband met de beperkingen als gevolg van COVID-19 niet op de gebruikelijke (fysieke) wijze plaats vinden. Daarom is besloten deze ALV digitaal via Zoom te laten plaats vinden.
Er worden nog enkele aanwijzingen gegeven voor het gebruik van Zoom.De verbindingen van en met de deelnemers zijn zonder moeilijkheden tot stand gekomen. Tijdens de vergadering kunnen op- en/of aanmerkingen worden gemaakt door middel van chats.
In verband met het ‘vergadergemak’ zal bij de stemming over te nemen besluiten worden geïnventariseerd hoeveel leden te kennen hebben gegeven niet met het betreffende te nemen besluit in te stemmen. Als men vóór het besluit is, hoeft men niet te reageren.
NB: De reacties die per mail zijn binnengekomen zijn reeds bij het versturen van de agenda vermeld en worden zonodig toegelicht bij het desbetreffende onderwerp.
Er zijn geen bezwaren tegen de voorgenomen besluiten ingediend. De vergadering (gesproken gedeelte en chats) zal ten behoeve van de verslaglegging geheel worden opgenomen. Na opstelling van de notulen zullen de gemaakte opnames worden vernietigd.
- Agenda
De agenda wordt gepresenteerd in een power point presentatie. De agenda is ook opgenomen in de (laatste) digitale uitnodiging voor de ALV. In verband met de beperkingen van deze Zoom-vergadering (zowel wat effectieve communicatie betreft als de beschikbare tijd (maximaal één uur)), zijn er geen extra onderwerpen en sprekers in het programma opgenomen.
a. Bestuursfuncties en -mutaties
Dominique den Brok en Lisette Thijssen stellen zich herkiesbaar voor een termijn van nog eens drie jaren voor de functie van respectievelijk voorzitter en algemeen bestuurslid.
Maurice Pieters stelt zich verkiesbaar voor de functie van secretaris. Ook voor een termijn van drie jaren.
De vergadering maakt unaniem geen bezwaar tegen hun benoeming. De herbenoemingen en benoeming zijn hiermee vastgesteld.
Antoinette Heerschop (niet deelnemend met bericht van verhindering) heeft te kennen gegeven te overwegen zich beschikbaar te stellen als algemeen bestuurslid. Zij zal zich mogelijk voor de eerstvolgende ALV verkiesbaar stellen. Tot die tijd zal Antoinette Heerschop als ‘beoogd bestuurslid’ aan de bestuurswerkzaamheden deelnemen.
Monique Mandigers vervult de functie van redacteur van de website en nieuwsbrief. Zij maakt geen deel uit van het bestuur.
b. Vaststellen notulen ALV 25 maart 2019.
Er worden geen op- en/of aanmerkingen gemaakt, inhoudelijk noch tekstueel zodat de notulen worden gearresteerd, met dank aan de samenstelster.
c. Jaarverslag van het bestuur en jaarverslagen van de diverse clubjes.
Over het jaarverslag van het bestuur worden geen op- en/of aanmerkingen gemaakt. Het jaarverslag wordt goedgekeurd.
Naar aanleiding van de jaarverslagen van de clubjes zijn twee vragen binnen gekomen. Dit zijn inhoudelijke vragen over de activiteiten van de betreffende clubjes en (daarom) doorgestuurd. De jaarverslagen worden goedgekeurd.
De voorzitter bedankt eenieder die zich heeft ingespannen bij de realisatie van de plannen en projecten van de onderscheiden werkgroepen. De geleverde prestaties spreken tot de verbeelding en geven vertrouwen voor de toekomst.
d. Financieel jaarverslag 2019, begroting 2020 en verslag kascommissie
Petry Bell (penningmeester) geeft een toelichting op de cijfers, gepresenteerd met een power point presentatie. Het cijferoverzicht is ook opgenomen in de digitaal toegezonden vergaderagenda.
Het ledental en de daarmee samenhangende contributie-inkomsten lopen terug. Er zijn meer afmeldingen (i.v.m. verhuizingen, geen interesse) dan nieuwe aanmeldingen ( -/- 20). Aan de leden wordt verzocht om bij kennismaking met nieuwe buren en bewoners ook aandacht te vragen voor het bestaan van onze vereniging en te wijzen op het belang daarvan voor Eikenburg en de Roosten.
Toelichting op enkele cijfers:
- overige ontvangsten werkgroepen: € 605 = door zorgverzekeringen betaalde vergoeding voor het geven van de cursus ‘Hartveilig’
- saldo inkomsten -/- uitgaven: € 1.419 = overschot i.v.m. toegekende subsidie en ontvangen contributies
- begroting 2020, opbrengst verhuur partymateriaal: € 350 = minder dan ontvangsten in 2019. Aanpassing mogelijk i.v.m. lagere kosten
- begroting 2020, werkgroepen (€ 4.565): daarvan € 320 voor 16 werkgroepen, elk € 20 ter besteding aan eigen extra traktatie (N.B.: werkgroepen hebben tot nu toe weinig gebruik gemaakt van dit extraatje)
- Balans:
- Eigen vermogen: € 13.743
- SoCo: € 1.770
- Voorziening: € 2.484
Deze bedragen vormen het vrij beschikbaar vermogen. De overige vermogensbestanddelen zijn ‘gelabeld’: zwerfvuil en koningsdag. Bedragen zijn niet gegenereerd uit inkomsten/opbrengsten van eigen activiteiten van de vereniging. Bedragen zijn (slechts) beschikbaar voor de respectievelijke werkgroepen. Het bedrag van SoCo (€ 1.700) is het over meerdere jaren opgebouwde overschot van de begroting SoCo.
Dit overziende is het bestuur tot de conclusie gekomen dat het realiseren van door de leden voorgestelde plannen voor besteding van het eigen vermogen tot een bedrag van € 12.000 uit financieel oogpunt mogelijk en verantwoord is. Na uitgave van € 12.000 blijft er voldoende vermogen over voor het voortbestaan van de vereniging. Hierbij dient bedacht te worden dat de vereniging inkomsten zal blijven krijgen uit subsidie van de gemeente Eindhoven (€ 2,50 per jaar per inwoner) en contributies van de leden. De kosten van de vereniging zijn en blijven beperkt. De kosten ICT (in rekening gebracht door Supportpunt) zijn laag. Er zal zodoende geen sprake zijn van ‘verdamping’ van het totale eigen vermogen van de vereniging.
Kascontrole
De kascommissie heeft kennis genomen van de financiële verantwoording door het bestuur voor 2019. Zij adviseert de ALV om de jaarrekening goed te keuren.
De ALV geeft niet te kennen dat zij de jaarrekening niet goedkeurt. Aldus is de jaarrekening goedgekeurd. Aan het gehele bestuur wordt decharge verleend.
Met dank aan de kascommissie-leden Guido Theunissen en Gejo van den Enk.
Voor 2020 zullen Guido Theunissen en Linda Koers als kascommissie optreden. Tegen de benoeming van beiden wordt geen bezwaar gemaakt.
e. Projecten in de wijken
Vooraf: meerderheid van de leden heeft (digitaal) zijn instemming betuigd met de besteding in 2020/2021 en in 2022 van 2x € 6.000 . Voor 2020/2021 is dit aan de hierna genoemde projecten:
- Zwaluw-, koolmees- en/of muskastjes: € 500
- Vlinderidylle in bloemenpluktuin: € 3.300
(landgoed Eikenburg, tussen Annaklooster en sportvelden Joriscollege) - Plaatsing letters voormalig St Josephziekenhuis: € 750
- Social sofa poefjes: € 1.450
Totaal: € 6.000
Deze projecten zullen worden gerealiseerd onder auspiciën van nog op te richten werkgroepen die over de besteding van de gelden rekening en verantwoording zullen afleggen aan het bestuur (met tussentijdse evaluaties) en (uiteindelijk) aan de ALV.
Voor 2022 kunnen nieuwe projecten worden voorgesteld tot € 6.000.
f. Rondvraag/wat verder ter tafel komt
- De gebiedscoördinator Henri Verbruggen heeft als zodanig een aanstelling gekregen in Oud Woensel. Hij vertrekt dus en wordt opgevolgd door Ursula Gerritsen.
Tijdens de vergadering spreekt Henri Verbruggen vanuit zijn auto (handsfree) in. Henri kijkt tevreden terug op zijn arbeidzame periode gedurende vier jaren in onze buurten. Hij bedankt voor de samenwerking en wenst allen alle goeds toe en een goede samenwerking met Ursula. Het bestuur ziet uit naar kennismaking met haar. Het bestuur heeft Henri een kleine attentie overhandigd: Stratumse kaas en dito honing! - Ton Sweegers is thans onze wijkagent, tijdelijk waarnemer van Lydie Thomassen. Lydie Thomassen geniet nu van een sabbatical jaar. Wellicht neemt zij in 2021 de werkzaamheden van Ton weer over. Momenteel bestaat daarover nog geen zekerheid.
- Het bestuur vraagt eenieder om zo mogelijk nieuwe buurtbewoners te wijzen op het bestaan van onze bewonersvereniging en het belang daarvan. De vereniging is gesprekspartner bij menig stedelijk overleg waar voor de belangen van de buurten wordt opgekomen en aandacht wordt gevraagd voor nieuwe initiatieven. Hoe meer bewoners in de vereniging vertegenwoordigd zijn des te meer de vereniging zich kan profileren. Met de huis-aan-huis te verspreiden nieuwsbrief van december 2020 wordt een briefje meegezonden waarmee de buurtbewoners zich kunnen aanmelden voor de vereniging.
- In de Antoon Coolenlaan wordt een XL-testlocatie voor COVID-19 ingericht. Daarvan wordt ook mededeling gedaan op de website.
- De vraag wordt gesteld of Oase nog beschikbaar blijft voor activiteiten. Gezien de plannen met betrekking tot het landgoed Eikenburg kan daarover nog geen uitspraak worden gedaan. Er vindt overleg plaats tussen Trudo, de gebruikers van het landgoed en Lisette Thijssen (namens het bestuur).
- Het blijkt dat de werkgroep buurtpreventie niet is geïnformeerd over de aanstelling van Ton Sweegers als opvolger van Lydie Thomassen. De werkgroep neemt in december contact op met de wijkagent over te nemen inbraakpreventie-maatregelen in de winterperiode. De werkgroep zal ook informatie aanleveren voor de december-nieuwsbrief.
- Kwestie van buurtpreventie speelt ook op het landgoed Eikenburg en staat op de agenda van het gebruikersoverleg met Trudo. Er is (nog) geen contact geweest tussen de twee werkgroepen buurtpreventie, daar zij ieder verschillende doelen hebben.
De voorzitter sluit om 20:55 uur de vergadering en dankt eenieder voor zijn/haar inbreng en spreekt de hoop uit dat de volgende ALV weer ‘gewoon fysiek’ zal kunnen zijn.
Eindhoven, 19 november 2020
Maurice Pieters, secretaris